Планирование. Задолго до вашего отъезда ваш телохранитель должен составить детальный план вашей поездки. Они должны собрать карты улиц вашего предполагаемого маршрута из и в аэропорт, отель и места проведения встреч. Они должны иметь списки всех телефонов, необходимых в чрезвычайных обстоятельствах, включая телефоны полиции, пожарной охраны и госпиталя. Если вам угрожают, то представитель вашей охраны должен выехать на место заранее для того, чтобы сообщить местным правоохранительным органам о вашей поездке и для консультаций для предотвращения возможных террористических или криминальных актов.
Поездка за рубеж. Сотрудник вашей охраны должен связаться с Госдепартаментом для того, чтобы получить рекомендации о действиях во время пути по определенному маршруту. По прибытии в другую страну сотрудник вашей охраны должен связаться с региональным сотрудником безопасности (RSO) в Посольстве США для того, чтобы узнать как можно больше о возможных угрозах американским гражданам в этой стране. Обычно у таких сотрудников имеются хорошие связи с местными правоохранительными органами и местным населением. Поэтому, если возможны какие-либо проблемы; он узнает об этом заранее.
Организация поездки. Если у вас достаточно большая охрана, один из сотрудников вашей охраны должен выехать заранее, чтобы проехать по запланированным маршрутам, проехать по ним он должен в то же время, в которое по ним проедите и вы. Там не должно быть автомобильных пробок или ремонта, что может помешать вашему движению и нарушить запланированное обеспечение вашей безопасности. Ваш телохранитель не имеет полномочий для того, чтобы требовать от местных органов безопасности обеспечить вашу охрану. Тем не менее тот, кто готовит вашу поездку должен установить доброжелательные теплые отношения с местными правоохранительными органами. Если они предложат содействие, он должен организовать координацию действий этих органов и вашей охраны, но не надеяться только на их силы. Обеспечение вашей безопасности должно включать координацию действия с офицером безопасности отеля, где вы будете останавливаться, но только после того, как он встретится с менеджером отеля. Необходимо иметь в виду, что многие офицеры безопасности отелей - это пожилые уставшие люди, либо недостаточно подходящие для этой работы, либо старающиеся показать, как много власти в отеле они держат в своих руках. Представитель вашей службы безопасности должен связаться с менеджером отеля, если служба безопасности отеля работает неэффективно. Отель должен немедленно предоставить по вашему требованию данные на персонал, который будет вас обслуживать в отеле, расположение и размещение комнат, где вы остановитесь, а также данные или по, крайней мере, национальность ваших соседей. Примечание: По возможности четко сотруднику вашей охраны должна быть поставлена задача подготовить все для обеспечения вашей безопасности, но не выполнять обязанности, входящие в компетенцию ваших секретарей и агентства путешествий.
Пронос оборудования через таможню. Сотрудник вашей охраны должен позаботиться о проносе необходимого им оборудования через таможню. Даже относительно простые приспособления, типа портативных радиопередатчиков могут вызвать сложности на таможне. Если у вас есть подозрения, что какое-либо приспособление может вызвать проблемы при прохождении таможни, оставьте его дома, а возьмите его в охранной фирме на месте. В связи с этим свяжитесь с местной охранной фирмой, так как некоторые из услуг, предлагаемых такими фирмами могут оказаться выгодными. Персонал таких фирм - это, как правило, бывшие военные и сотрудники правоохранительных органов и поэтому не только сеть старых знакомых и друзей, но еще и широкие связи среди местного населения, что может оказаться очень полезным. Они обычно знают с кем необходимо связаться для того, чтобы получить различные пропуска и с кем надо связаться для того, чтобы привлечь к взаимодействию местные силы безопасности.